Herramientas y consejos para el éxito del teletrabajo

Con los sucesivos encierros, la implantación del teletrabajo se ha generalizado en las empresas. Esta forma de organización adquiere ahora todo su sentido, y es posible hacerla lo más eficaz posible dotándose de las herramientas y los reflejos adecuados.

Un cambio beneficioso para su empresa.

Existe la idea errónea de que trabajar en una empresa significa tener que ir al lugar de trabajo para ser eficaz. Esto no es necesariamente cierto y, en algunos casos, el trabajo a distancia puede ser una verdadera respuesta a las expectativas de los empleados. Trabajar desde casa puede, en algunos casos, reducir el absentismo y aumentar la productividad gracias a una organización del trabajo que aumenta la calidad de vida de los teletrabajadores. Entre el tiempo perdido en el transporte, en la máquina de café, o las horas extras debidas a la ausencia de sus compañeros que han tenido quedarse en casa por diversos motivos, todas estas ocasiones son momentos que podrían ser más productivos para la empresa, o que podrían dedicarse mas a la vida privada para el empleado. Por lo tanto, promover el trabajo desde casa, o un espacio de coworking, puede ser una solución interesante para motivar e impulsar el rendimiento de los empleados, al permitirles conciliar mejor tu vida laboral y personal, siempre que la relación entre directivos y empleados sea lo suficientemente sólida y se pueda establecer la confianza entre ambas partes.

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¿Qué herramientas hay que poner en marcha para teletrabajar eficazmente?

El ordenador y sus softwares

Para que la experiencia de teletrabajo tenga éxito, es importante tener en cuenta la importancia del ordenador para mantener los intercambios entre equipos y mejorar la colaboración a distancia. Para ello, trabajar con herramientas que fomenten el trabajo en equipo, como las herramientas de colaboración para compartir documentos, la videoconferencia o la pantalla compartida, se convierten en algo esencial en un entorno como el del teletrabajo. Entre todas estas nuevas prácticas digitales, la videoconferencia es sin duda la punta de lanza para mantener un vínculo entre los diferentes actores de la empresa y su entorno. Con una aplicación web como Microsoft Teams, Zoom o Meets, puedes organizar tus reuniones en directo, de forma rápida y sencilla, con opciones que te acercan a una reunión presencial. Las pizarras blancas, como los rotafolios, son compatibles con tabletas gráficas que permiten escribir en directo durante la reunión, e incluso están integradas en los programas de videoconferencia. Nubes como Google Drive o Dropbox te permiten compartir tus documentos a distancia. Para intercambiar, la plataforma colaborativa "Slack", con su gestión de diferentes canales de discusión, es perfecta para evitar ahogarse en correos electrónicos. Con todas estas nuevas herramientas, el trabajo en equipo nunca ha sido tan fácil, sólo tienes que encontrar el software de trabajo interactivo adecuado para tus necesidades.

Un accesorio casi imprescindible: la tableta gráfica

Entre las buenas herramientas de comunicación y creación, una buena solución de trabajo diario, que puede ser útil en muchas situaciones para una persona que trabaja en casa, es la tableta gráfica. Más allá de ahorrar tiempo y facilitar el trabajo de cada usuario, permite crear una colaboración social mucho más importante de lo que parece, siempre que todos estén equipados y puedan disfrutar de sus beneficios. Gracias a su sincronización con la mayoría de los programas, como los de pizarra virtual o los clásicos de oficina, entre otros, puedes utilizarlo de diferentes maneras. Para dibujar tus ideas, y transmitirlas más fácilmente que por escrito, durante un brainstorming en videoconferencia, para corregir un documento a mano rápidamente en el ordenador, sin tener que hacer muchas conversiones de formato, para transmitir conocimientos, Especialmente para los profesores que quieren ser capaces de enseñar a distancia y responder a las preguntas con claridad, para llevar a cabo una demostración en vivo, o simplemente utilizándola en un software de colaboración, la tableta gráfica muestra una agilidad sin límites, lo que la convierte en un aliado esencial en el trabajo a distancia.

Sin embargo, no todo el mundo se siente cómodo con este tipo de herramientas, y por eso existen modelos para que cada empleado pueda tomar el control del dispositivo fácilmente. La tableta gráfica, como la Repaper de iskn, lo permite, al proponer dibujar directamente en una hoja de papel, colocada directamente en la superficie de la tableta gráfica, mientras se ve el resultado inmediatamente retranscrito en la interfaz del software. Esto le permite escribir de forma natural, observando cómo se dibuja la línea bajo su mano, sin tener que mirar la pantalla del ordenador, lo que requeriría demasiado entrenamiento de la coordinación mano-ojo para el principiante. Además, el uso de un lápiz estándar, posible gracias a la presencia de un anillo magnético alrededor, no dará la extraña sensación del estilete, no siempre cómoda para alguien no acostumbrado.

Algunos consejos para el éxito del teletrabajo.

Ponte en las condiciones adecuadas.

Para teletrabajar en casa, lejos de las instalaciones de la empresa, pero trabajar en buenas condiciones y ser productivo, es importante gestionar el entorno de trabajo en casa. Lo primero que tiene que decirse el empleado, como cualquier otro trabajador de la empresa, es que no por no estar en su lugar habitual de trabajo debe dejar de estar en condiciones óptimas de trabajo. Quedarse en pijama todo el día no es, sin duda, una buena solución para el rendimiento, y vestirse, aunque sea con un estilo más informal que el a veces pesado código de vestimenta de la oficina, es un primer paso para trabajar eficazmente a distancia. Además, pensar en organizar un espacio de trabajo dedicado es parte de las condiciones para mejorar su eficiencia. Trabajar en casa requiere rigor y una reunión por videoconferencia desde su cama sería realmente inoportuna para dar un aspecto de seriedad a su empleador. Para los menos motivados, o los que carecen de un vínculo social, cada vez hay más espacios de coworking, de modo que se puede elegir entre un espacio abierto y una sala de reuniones para sentirse en un ambiente de oficina.

Manten un horario normal.

Para mantener un compromiso constante con el trabajo, es aconsejable que el teletrabajador gestione su tiempo de trabajo como si estuviera trabajando directamente en la oficina. Por lo tanto, el empleado debe mantener un horario de trabajo que implique una rutina que le permita ser tan eficiente como en las instalaciones del empleador. El objetivo no es el presentismo, sobre todo si el empleado ya ha realizado todas las tareas que le han sido asignadas, sino que el empleado sienta que los días de teletrabajo son una verdadera jornada laboral. Programar cuidadosamente la carga de trabajo también es una buena forma de evitar distracciones y de ceñirse a horarios concretos. Por ejemplo, el objetivo de trabajar a distancia no es empezar la jornada a media tarde cuando todos los demás casi han terminado la suya. Manteniendo un ritmo sano y organizado, y aunque haya un mayor grado de flexibilidad que en la oficina, todo trabajador en casa se ceñirá a sus objetivos y podrá organizar su equilibrio entre trabajo y vida privada con mayor facilidad.

No pierdes la conexión con tus compañeros.

Es cierto que para las personas que trabajan desde casa, el teletrabajo tiene muchas ventajas en cuanto a horarios y flexibilidad. Sin embargo, puede ocurrir que, al cabo de un tiempo, se produzca una sensación de aislamiento, y es entonces cuando pueden surgir riesgos psicosociales y disminuir la realización y la salud del empleado en el trabajo. Por eso es importante utilizar la gestión colaborativa, incluso a distancia, para mantener el máximo rendimiento y las condiciones de bienestar del trabajador. Una solución sencilla es organizar unas horas de trabajo dedicadas a las reuniones por videoconferencia. No es necesario que sean largas, ni demasiado repetitivas, y como hemos visto, muchas herramientas ayudan a conseguir reuniones dinámicas y participativas. Del mismo modo, puede ser interesante planificar uno o varios días a la semana en persona para evitar que se rompan los vínculos entre los empleados, y así mantener o incluso mejorar la calidad de vida en el trabajo de los empleados. Además, la formalización de todas las decisiones tomadas, ya sea por las personas presentes en los locales de la empresa o durante una reunión por videoconferencia, permite no excluir a quienes no pudieron estar presentes. De este modo, el teletrabajo se convierte en una forma de trabajar que no resta contactos sociales, al tiempo que permite a los empleados reorganizar sus horarios y mejorar su rendimiento en el trabajo.

Separar la vida personal y profesional

Es necesario, en una situación de teletrabajo, poder conciliar la vida privada y la vida laboral con el mejor equilibrio de tiempo asignado a cada una. Por eso es importante, aunque esté en casa, que se fije un horario de trabajo estricto y que haga entender a sus amigos, hijos, familia o compañeros de piso que no deben ser molestados durante sus fases de trabajo. Hay que respetar el equilibrio entre la vida privada y la profesional, y del mismo modo, tu empleador o tus compañeros no deben aprovecharse de este modo de organización a distancia, para molestarte a todas horas del día y de la noche con el pretexto de que trabajas desde casa.

Haz descansos y piensa en salir.

Para las personas que trabajan a distancia, combinar el bienestar y el rendimiento puede resultar a veces complicado. Efectivamente, trabajar desde casa implica salir menos de casa y hacer menos esfuerzo físico a lo largo del día. Por eso es importante tomarse tiempo para desconectar y hacer descansos. Durante este tiempo libre, tomar aire fresco saliendo fuera, o mejor aún, realizar alguna actividad física, a la hora de comer o por la tarde, por ejemplo, puede ser una excelente idea para mantenerse en buena forma y tener la mente más despejada con el paso de los días. Los directivos también pueden promover descansos o actividades físicas dentro de su empresa para que sus empleados puedan estar en un entorno diferente al de la empresa en la que trabajan. La idea aquí no es perder la concentración dejando de trabajar por las distracciones, haciendo que el empleado se quede en la pantalla de su ordenador, sino más bien mejorar el bienestar de cada empleado animándole a no quedarse fijo en un sitio todo el día.

Un éxito si la organización ascendente se adapta.

Por lo tanto, el teletrabajo permite una mejor calidad de vida y, aunque puede ser que no se adapte a todo el mundo, utilizar las mejores herramientas para colaborar con los compañeros de forma saludable ya es un gran paso para que su experiencia de trabajo a distancia sea un éxito.

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